الفهرسة الوصفية و الموضعية

أهمية الفهرسة الوصفية واتباع قواعدها في فهرسة أوعية المعلومات بالمكتبات

1 – أن البطاقة الخام الخاصة بالفهرسة بطاقة خالية من أي بيانات مدونة عليها وهذا بدوره يجعل استخدامنا لها صالح لوصف بيانات أي مطبوع عليها .

2 – أن اتباع قوانين الفهرسة الوصفية تساهم كثيراً في تعريف كل شكل من أشكال أوعية المعلومات داخل المكتبة ، كما أنها تساعد على توحيد الوصف بين المكتبات .

3- أنها تسهل على مستخدميها التعرف على الكتاب الواحد وتعريفه عن غيره من الكتب وإن كان هذا الكتاب يحمل عنواناً واحداً ، لأن بيانات الوصف تحدد لنا ملامح الكتاب .

4 – أن جميع أوعية المعلومات لا تتماثل في عدد بياناتها الببليوجرافية حتى في الشكل الواحد من أوعية المعلومات وهذا بدوره يجعل من الصعب عمل بطاقة موحدة الحقول لجميع أوعية المعلومات لأن كثيراً من الحقول التي تحدد في هذه البطاقة تترك فارغة مما يساهم في كبر حجم البطاقة دون ادنى فائدة لذلك .

5 – سهولة تدوين جميع البيانات الببليوجرافية لكل وعاء في بطاقة واحدة ذات حجم متعارف عليه دولياً .

هذه العناصر تعتبر بمثابة خطوط عريضة جداً تبين أهمية استخدام قواعد الفهرسة الوصفية ( القواعد الأنجلو أمريكية ) لوصف البيانات الببليوجرافية لأوعية المعلومات في المكتبات ، ونعلم أن كل واحد من هذه العناصر يحتاج إلى شرح مطول لغير المتخصصين في مجال المكتبات .

الفهرس البطاقي
الفهرس :
مجموعة من التسجيلات الببليوجرافية التي تصف لنا مقتنيات المكتبة ، ويرتبط هذا الوصف الببليوجرافي بمجموعة من تقنيات الفهرسة ( الوصفية / الموضوعية ) لكل ما يتعلق بالوصف المادي واختيار المداخل وأشكالها والتحليل الموضوعي لكل مصدر معلومات تقتنيه المكتبة ويتم فهرسته .
تعريف الفهرس البطاقي :-
يتكون من بطاقات سميكة نسبياً ذات حجم موحد هو ( 7.5 سم x 12.5 سم ) أو ( 3 x 5 بوصة ) مثقوبة في أحد أطرافها وذلك لتسهيل حفظها في الصندوق الخاص بها ، ويدون بها مجموعة من البيانات و المعلومات التي تخص المصدر ، يدون كل مدخل على بطاقة مستقلة ، حيث يعتبر كل مدخل وحدة مستقلة بذاته ، ولكل كتاب ثلاثة مداخل كحد أدني يتم كتابة كل مدخل في بطاقة مستقلة بذاتها ويوضع المدخل في رأس البطاقة ، وهذه المداخل او البطاقات كالتالي : -
أ - مدخل المؤلف أو بطاقة المؤلف .
ب- مدخل العنوان أو بطاقة العنوان .
ج- مدخل الموضوع أو بطاقة الموضوع .
وقد يكون لدينا اكثر من بطاقة للموضوع في الكتاب الواحد ، فكلما تعددت مواضيع الكتاب الواحد ؛ كلما زاد عدد البطاقات الخاصة بموضوع هذا الكتاب .
ويتم تسجيل مجموعة من المعلومات او البيانات الببليوجرافية في بطاقة كل كتاب ، حيث تتشابه جميع البطاقات الخاصة بالكتاب الواحد في معلوماتها او بياناتها الببليوجرافية ، بينما المدخل لكل بطاقة يحمل اسم المدخل .
وترتب بطاقات الفهرس البطاقي داخل الفهرس وفق ترتيب معين ( الترتيب الهجائي / الترتيب وفقاً للتصنيف ) في الأدراج الخشبية أو المعدنية طولها من 18 إلى 20 بوصة ، حيث يتسع الدرج لحوالي 1200 بطاقة وكل درج من هذه الأدراج مزود بقضيب معدني لتثبيت البطاقات من خلال الجزء المثقوب في الجزء السفلي من كل بطاقة .
ويعتبر الفهرس البطاقي من اكثر اشكال الفهارس استخداما في المكتبات ويرجع ذلك للأسباب التالية : -
1- انه يمكن استخدامه لأكثر من مستفيد في وقت واحد .
2- انه يمكن إضافة بطاقات كتب جديده وصلت للمكتبة ويكون وضعها في كل صندوق من صناديق الفهرس في المكان الطبيعي لها .
3- انه يستخدم الترتيب الهجائي والذي يعرفه كثيراً من مستخدمي المكتبة .


أنواع الفهارس في الفهرس البطاقي :
1- فهرس المؤلف : يضم هذا الفهرس جميع البطاقات الرئيسية والإضافية الخاصة بالشخص أو الأشخاص ( مؤلف - مؤلف مشارك - مترجم - محرر - مراجع - جامع ) أو الهيئات البديلة عن المؤلف والتي تعتبر مسئولة عن المضمون الفكري للكتاب ، وترتب هذه البطاقات مع بعضها البعض ترتيباً هجائياً بالمدخل الموجود بأعلى البطاقة .
2- فهرس العنوان : يضم هذا الفهرس جميع البطاقات التي تحمل في مدخلها عنوان الكتاب ، وترتب هذه البطاقات مع بعضها البعض ترتيباً هجائياً بمدخل العنوان الموجود بأعلى البطاقة .

3- فهرس الموضوع : يضم هذا الفهرس جميع البطاقات التي تحمل في مدخلها موضوع الكتاب ، وترتب هذه البطاقات مع بعضها البعض ترتيباً هجائياً بمدخل الموضوع الموجود بأعلى البطاقة .

4- الفهرس القاموسي : ويضم هذا الفهرس البطاقات الثلاث في الفهارس السابقة مع بعضها البعض في ترتيب هجائي واحد دون أن يهتم بنوع المدخل في كل بطاقة .
5- الفهرس التصنيفي : ويضم هذا الفهرس بطاقات الفهرس في ترتيب واحد وفقاً لأرقام خطة التصنيف المستخدمة في المكتبة .
ويفضل استخدام الترتيب الهجائي في ترتيب بطاقات الفهرس وذلك لمعرفة الكثير من المستفيدين بترتيب الحروف الهجائية . ويتميز الفهرس التصنيفي انه يجمع مصادر المعلومات ذات التخصص الواحد مع بعضها البعض ، بينما يفرقها الفهرس القاموسي لأنه مرتب ترتيبا هجائيا .بالإضافة إلى أن الفهرس التصنيفي يرتب البطاقات وفقاً لترتيب الكتب على ارفف المكتبة .

طرق ترتيب الفهرس البطاقي : -
هناك مجموعة من التعليمات يجب الأخذ بها عند ترتيب كل نوع من تلك البطاقات ، وهي كالتالي:-
أولاً : قواعد أساسية :
1- هناك طريقتان لترتيب المداخل في الفهرس ، إحداهما تعرف بطريقة ( كلمة بكلمة ) حيث تعتبر الكلمة وحدة قائمة بذاتها ، والطريقة الثانية تعرف بطريقة ( حرف بحرف ) حيث تركز على الحرف بصرف النظر عن الكلمات التي تكونها هذه الحروف ، وهناك فرق بينهما في الترتيب ، يتضح ذلك في المثال التالي :
ترتيب حسب كلمة بكلمة
ترتيب حسب حرف بحرف
أم كلثوم
أمراض
أمراض
أمريكا
أمريكا
أم كلثوم
وتفضل المكتبات ترتيب البطاقات تبعاً لترتيب كلمة بكلمة
2- ترتب جميع البطاقات العربية تبعاً للهجائية العربية المعروفة ، أ ب ت ث ج ح خ ... ، وليس الترتيب الأبجدي أبجد هوز حطي كلمن ... الخ .

ثانياً :- ترتب بطاقات المؤلفين في الصندوق الخاص بها هجائيا حسب اسم المؤلف ويجب الاخذ بالتعليمات التالية :-
1- يتم تجاهل (ال) التعريف و ( ابن ، بن ) من الترتيب .
2- يتم تجاهل أسماء الشهرة والألقاب العلمية أثناء ترتيب بطاقات الفهرس .
3- إذا ورد للمؤلف الواحد اكثر من كتاب (عنوان) ترتب كتبه حسب عناوينها تحت اسم هذا المؤلف .
4-الأسماء المركبة من مضاف ومضاف إليه ، أو من فعل أو فاعل تعامل كأنها كلمة واحدة .
5- تأتي البطاقة الرئيسية الخاصة بأعمال أحد المؤلفين أولاً ، تليها البطاقات الإضافية التي تحمل أسمه كمدخل إضافي .

ثالثاً : - ترتب بطاقات العناوين في الصندوق الخاص بها هجائيا حسب عنوان الكتاب ويجب الاخذ بالتعليمات التالية:
1- يتم تجاهل (ال) التعريف عند الترتيب .
2- يؤخذ بحروف الجر وواو العطف عند الترتيب .
3- تحول الأرقام في العناوين إلى حروف .
4- ترتب العناوين المتشابهة كلمة كلمة لكل عنوان .
5 - تعتبر الهمزة على الألف ألفاً ، والهمزة على الواو تعتبر واواً ، والهمزة على الياء تعتبر ياء .
6- إذا تعددت طبعات كتاب واحد فإنها ترتب زمنياً ، الطبعة الأولى ثم الثانية ... الخ .

رابعاً : - ترتب بطاقات الموضوعات في الصندوق الخاص بها هجائيا حسب موضوعات الكتاب ويجب الأخذ بالتعليمات التالية :-
1- حذف (ال) التعريف .
2- ترتب الموضوعات المشتركة في كلمات محدده ، ترتب كلمة كلمة .

بيانات بطاقة الفهرس الرئيسية

المدخل الرئيسي في البطافة الرئيسية

اسم المؤلف

أو العنوان

أو الهيئة الناشرةمكون من رقم التصنيف

وثلاثة حروف هي رقم الطلب

الرقم

اسم المؤلف

الخاص

تكملة اسم المؤلف إذا كان طويلاً

حقل بيان العنوان والمسئولية

العنوان / بيانات المسئولية والتأليف . ــ الطبعة . ــ مكان النشر :

للتأليف والطبعة والنشـــر

الناشـر ، تاريخ النشر

بيانات التوريق والوصف المادي والسلسلة

الصفحات : الإيضاحات ، الحجم . ـ ( السلسلة ، الرقم )

التبصيرات أو ( الملاحظات )

التبصرات لتسجيل الملاحظات


الترقيم الدولي الموحد

1- رأس الموضوع . 2- رأس الموضوع . أ - المؤلف المشارك .


بيانات المتابعة : للمداخل


ب - المترجم أو المحقق أو المراجع . ج - العنوان . د – السلسلة .

الاضافية ( وتبين لنا عدد


ا

البطاقات الاضافية للكتاب المفهرس )
بيانات الفهرس البطاقي :
أولاً : الرقم الخاص ، وهو مكون من الآتي :
- رقم التصنيف .
- رقم الطلب : وهي ثلاثة حروف مختارة تضاف إلى رقم التصنيف حتى نميز بها الكتب التي تبحث في موضوع واحد وتأخذ رقم تصنيف واحد .
ثانياً :- الرأس ( المدخل الرئيسي ) وعادة يكون باسم المؤلف أو بالعنوان إذا لم يكن للعمل مؤلف.
ثالثاً : - جسم البطاقة : ويتكون من التالي : -
1- حقل العنوان ومسئولية التأليف والطبعة وبيانات النشر ، وهذه البيانات تشتمل على التالي :
أ - العنوان : وهي
- العنوان الأصلي .
- العنوان الموازي ، العنوان الفرعي ، العنوان البديل .

ب - مسئولية التأليف : وهي
- اسم المؤلف .
- المؤلفين المشاركين إن وجدوا .
- بيانات فرعية أخرى مثل : المترجم أو المحقق أو المراجع أو المحرر أو المصور ... الخ إن وجدوا .
ج - الطبعـــة : وهي
- اسم الطبعة ( مثل : طبعة مزيدة ومنقحة ) وتكتب كما هي في بطاقة الفهرس .
- رقم الطبعة ( مثل : الطبعة الثالثة ) وتكتب في بطاقة الفهرس ط 3 .
د - بيانات النشر : وهي
- مكان النشر .
- اسم الناشر .
- تاريخ النشر .
- مكان الطابع إذا لم يعرف مكان النشر .
- اسم الطابع إذا لم يعرف الناشر .
- الاختصارات المستخدمة إذا لم تتوفر بيانات النشر المحددة سابقا [ د . م : د . ن ، د . ت ] .
2 - بيانات التوريق والوصف المادي والسلسلة ، وهذه البيانات تشتمل على التالي :
أ - بيانات التوريق والوصف المادي : وهي
- عدد الصفحات أو عدد المجلدات .
- المواد الإيضاحية إن وجدت . مثل : الصور ، الرسومات ، الخرائط ، الجداول ... الخ
- الحجم ( طول الكتاب بالسنتيمترات ) .
ب - السلسلة : وهي
- عنوان السلسلة ورقم الكتاب في هذه السلسلة ، إذا كان الكتاب صدر ضمن سلسلة .
- عنوان السلسلة الفرعية ورقم الكتاب في السلسلة الفرعية ، إذا كانت السلسلة مرتبطة بسلسلة اكبر ، أذا وجدت بالكتاب .
3- حقل التبصيرات ( الملاحظات ) ، وهذه البيانات تشتمل على التالي :
- الملاحظات الضرورية التي لا يمكن إدراجها في أجزاء البطاقة السابق ذكرها .
- الترقيم الدولي الموحد للكتاب ، إذا وجد في الكتاب .
وتسجل جميع الملاحظات في هذا الحقل ، وتكتب كل ملاحظة على سطر ويبدأ من البعد الثاني .
4- بيانات المتابعة ، وهذه البيانات تشتمل على التالي :
- رؤوس الموضوعات . ( ويسبقها ترقيم بالأرقام )
- أسماء المؤلفين المشاركين ، إذا كان للكتاب مؤلفين مشاركين . ( ويسبقها ترقيم بالحروف )
- المترجم أو المراجع أو المحقق أو المحرر أو المصور ... الخ ، إذا وجدوا .(ويسبقه ترقيم بالحروف)
- العنوان ( ولا يعاد كتابته مرة أخرى وإنما يشار له بكلمة العنوان ) .( ويسبقه ترقيم بالحروف )
- السلسلة إن وجدت . ( ويسبقها ترقيم بالحروف )
الأبعاد في الفهرس البطاقي
وهذه الأبعاد لا ترسم على البطاقة وإنما هي أبعاد وهمية تخيلية يتخيلها المفهرس على بطاقة الفهرس تبعاً للطريقة التي يستخدمها في ملئ بطاقة الفهرس


البعد الأول


البعد الثاني

البعد المعلق ( الهامش )


البعد الثالث

المدخل الإضافي


الرقم
اسم المؤلف

الخاص


تكملة اسم المؤلف إذا كان طويلاً


العنوان / بيانات المسئولية والتأليف . ــ الطبعة . ــ مكان النشر :


الناشـر ، تاريخ النشر .


الصفحات : الإيضاحات ، الحجم . ــ ( السلسلة ، الرقم )


التبصيرات أو ( الملاحظات )
الترقيم الدولي الموحد


1- رأس الموضوع . 2- رأس الموضوع . أ - المؤلف المشارك .


ب - المترجم أو المحقق أو المراجع . ج - العنوان . د – السلسلة .

يقصد بالأبعاد ( المسافة التي تترك من حافة البطاقة عند تدوين البيانات عليها من الناحية اليمنى في البطاقة العربية ، وهذا البعد وهمياً للذي يملأ بطاقة الفهرس يدوياً ، وله قياس بالآلة الكاتبة أو الحاسب الآلي وفقاً لضربات الفراغ في الآلة أو المسافة بالحاسب الآلي وهي ثلاثة أبعاد :
البعد الأول : يبدأ هذا البعد بعد 9 ضربات أو مسافات ويستخدم في الأحوال التالية :
أ - المدخل الرئيسي للبطاقة .
ب - تكملة البيانات الخاصة بحقل بيانات العنوان ومسئولية التأليف والطبعة والنشر .
ج - تكملة بيانات التوريق .
د - تكملة البيانات الخاصة بالتبصيرات .
هـ- تكملة بيانات المتابعة .
البعد الثاني : يبدأ بعد 13 ضربة أو مسافة من بداية البطاقة / أو / 4 ضربات أو مسافات من البعد الأول ، ويستخدم في الأحوال التالية :
أ - بداية كتابة بيانات حقل العنوان ومسئولية التأليف والطبعة والنشر .
ب - بداية كتابة بيانات التوريق والوصف المادي والسلسة .
ج - بداية كتابة التبصيرات .
د - بداية حقل الترقيم .
هـ- بداية كتابة بيانات المتابعة .
البعد الثالث : يبدأ بعد 15 ضربة أو مسافة من بداية البطاقة / أو / 6 ضربات أو مسافات من البعد الأول ، ويستخدم في الأحوال التالية :
أ - تكملة المدخل الرئيسي للبطاقة إذا كان طويلاً .
ب - كتابة المداخل الإضافية وتكملتها إذا كانت طويلة .

أهمية الأبعاد في الفهرس البطاقي :
1- تحديد الحقول الببليوجرافية في بطاقة الفهرس .
2- تحديد نوع البطاقة في الفهرس ( أساسية أو إضافية )

ملاحظة : هناك بعد رابع هو البعد المعلق ولكن استخدامات هذا البعد قليلة حيث يرتبط بالمصادر التي لا تحمل اسم مؤلف ( أي إذا كان المدخل الرئيسي في البطاقة بالعنوان )